Varnostne kopije so velik problem, katerega opazimo šele takrat, ko moramo povrniti podatke. Vzrok izgube podatkov je lahko različen:
- napaka ali malomarnost uporabnika povzroči izbris podatka, datoteke ali mape,
- načrtno brisanje podatkov zaradi ščitenja lastnih napak ali drugih namer uporabnika,
- napaka v sistemu,
- vdori in virusi (npr. crypto virus), ki lahko povzročijo izgube,
- požari, poplave in druge naravne nesreče.
Pri lažjih napakah je dovolj, da imate lokalne kopije podatkov. V primeru, da pride do naravne nesreče ali virusnega napada, pa bo lokalna kopija prav tako izgubljena. Zaradi tega v zadnjem času predlagamo varnostno kopiranje po sistemu 3-2-1-1. To pomeni, da imamo 3 kopije podatkov na vsaj 2 različnih medijih, od teh je 1 offline (odklopljen) in 1 offsite (dislociran). Zadnji dve enici sta zelo pomembni in za obe lahko poskrbimo mi.